Собираем компьютер из комплектующих: бухучет и налогообложение. Учет компьютеров и оргтехники Как в 1с собрать компьютер из комплектующих

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия часто возникает ситуация, когда основное средство должно быть собрано из нескольких комплектующих. Например, покупая монитор, системный блок, мышку и клавиатуру, мы должны отразить в бухгалтерском учете эту покупку как единое ОС с названием «Компьютер». Рассмотрим, как сделать подобную операцию в программе 1С: Бухгалтерия 8.3 (релиз 3.0).

В программе такая операция отражается как с видом операции «Оборудование». Заполним документ согласно нашим требованиям:

Обратите внимание, что счет учета комплектующих — 07 (оборудование к установке), а счет НДС — 19.01 (НДС по ОС). Для настройки счетов учета используйте механизм .

Программа 1С сформирует следующие проводки:

Комплектующие будущего основного средства пришли на склад.

Пример оформления документа поступления в 1С 8.3 на примере товара смотрите в нашем видео:

Передача оборудования в монтаж

Следующий этап — монтаж или сборка оборудования. Естественно, собирать мы их будем из полученных от поставщика материальных ценностей, которые уже находятся на счете 07.

Документ 1С, который нам поможет произвести сборку, называется «Передача оборудование в монтаж», в интерфейсе он находится на вкладке «ОС и НМА». Создадим новый документ:

Объект строительства, в нашем случае это как раз новое ОС из комплектующих. В табличной части «Оборудование» нужно указать количество номенклатуры и счет учета — 07.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В проводках система 1С 8.3 сформирует проводку 08.03-07, то есть передачу комплектующих на сборку:

Если планируется привлекать к сборке комплектующих стороннего поставщика услуг, эту операцию можно также отразить на счете 08.03 с помощью документа «Поступление товаров и услуг», где значением субконто будет наш новый компьютер.

Принятие к учету собранного из комплектующих основного средства в 1С 8.3

Сделаем это с помощью документа « » (вкладка ОС и НМА):

На первой вкладке «Внеобротный актив» необходимо указать вид операции «Объект строительства», в поле «Объект строительства» указать наш компьютер и нажать на кнопку «Рассчитать суммы». Если всё сделано правильно, то стоимость ОС должна заполниться автоматически.

Запишем документ, но пока не будем проводить его.

На этой вкладке всё, перейдем на вкладку « «:

Как видим, пока значение не заполнено. Чтобы его заполнить, нужно создать новый элемент справочника «Основные средства» (раннее был заведен только Объект строительства):

Где укажем его наименование и группу учета ОС.

В случае, когда организация пользуется услугами по монтажу каких-либо устройств, пригождается акт установки оборудования.

ФАЙЛЫ

Не имеет значения, переносное монтировалось устройство или нет. Его вид тоже не важен. Это могут быть компьютерное обеспечение, холодильные агрегаты, верстаки, компрессоры, металлообрабатывающие и деревообрабатывающие станки, сварочное оборудование и т.д.

Важно то, что две организации (или компания и частное лицо, или два частных лица) заключили договор, по которому одна из них предоставляет этого рода услуги, и все пункты договора устраивают представителей обеих сторон.

Акт имеет силу только вместе с соответствующим договором. Это своего рода свидетельство того, что работы действительно были проведены. И проведены так, что результат устроил заказчика.

Стороны, которые составляют акт, переименовываются в «Заказчика» и «Подрядчика». Подрядчиком при этом зачастую является поставщик упомянутого оборудования.

Составные элементы акта

Как и всякий документ свободной формы, бумага имеет три основных раздела:

• вводный;
• основной;
• заключительный.

В вводной части расположены основные данные относительно наименования самого документа (надпись располагается в самом верху бумаги, посередине), того, к какому из договоров он относится (с упоминанием о его номере и датировке), места заключения акта (город, в котором он составляется и подписывается), срока. Больше всего информации содержится в основном разделе. В нем описывается:

• Кто является заказчиком. Если это организация, то прописываются ФИО представителя организации и его должность. Важен также документ, на основании которого сотрудник организации действует.
• Кто исполнитель установки (подрядчик). Если это организация, то также прописывается ФИО ответственного за установку лица со ссылкой на полагающиеся документы (устав, доверенность и пр.).
• Договор подряда, который был ранее заключен – его дата и номер.
• Какое именно оборудование и в какие сроки устанавливалось.
• Сумма, на которые были произведены работы. Если организация работает с НДС, то прописывается и этот параметр.
• Сколько денежных средств должно переводиться на счет подрядчика за выполненную работу.
• Сколько экземпляров документа составлено.

Заключительный раздел состоит из названий организаций, их реквизитов и подписей ответственных лиц.

Почему документ так важен

Стоит отметить, что акт установки оборудования нужен в равной степени обеим сторонам, его заключившим. Для подрядчика он является свидетельством фактически проведенных работ и основанием для требования оплаты.

Для заказчика же это – обязательная часть бухгалтерского учета. Только на его основании сотрудник организации, бухгалтер, может отнести потраченные денежные средства в раздел затрат. Это необходимо для дальнейших расчетов величины налоговых сборов.

Возможно ли вносить установку разного оборудования

Если бумага составляется в печатном виде и к ней прилагается договор, который предполагает выполнение нескольких видов работ, то вполне допустимо составление акта на установку сразу на несколько видов разного рода оборудования.

Так как форма оформления относительно свободная, то перечень может быть довольно длинным, даже на несколько страниц. Главное – соблюдать заполнение основных разделов, не забывать ставить в завершении документа подписи. Без них акт не будет иметь силы и не будет являться доказательством выполнения соответствующих работ при судебных разбирательствах (если возникнет такой вариант развития событий).

Куда заносятся данные из него

Если бухгалтерский учет ведется организацией в программе 1С, то законом предусмотрено сохранение этого типа документов в журнале «Документы продажи» на индивидуальной, обособленной странице.

Электронный вариант оформления

Что касается программы 1С, то для составления этого рода документа выбирается вкладка «Продажи». Далее нажатием выбирается пункт «Реализация (акты, накладные)». Далее в «Услугах» — «Акт». Программа автоматически проставляет текущую дату. Бухгалтеру остается только заполнить название компании или частного лица, которые были привлечены к выполнению работ по установке оборудования в качестве подрядчика. Также обязательно для заполнения поле «Номер договора».

Важный момент! Если по договору была предусмотрена и произведена предоплата, то к бумаге прикрепляется счет, который упоминается в основной части акта.

После заполнения основных данных нажатием вкладок «Добавить» или «Подбор» заполняются данные о том, какие работы были произведены, когда и в каком объеме. Последней операцией при электронном заполнении документа является прописывание стоимости работ. НДС высчитывается автоматически. Ставятся отметки о реквизитах и существующих подписях сторон. После завершения формирования акта необходимо его сохранить, провести и закрыть. Убедиться в том, что все получилось, поможет вкладка «Дт/Кт».

Какие гарантии для подрядчика дает акт

Бумага является страховкой для подрядчика. Она свидетельствует о том, что на момент выполнения заказа оборудование было исправно.

Для технически сложных устройств важно также, что монтаж был реализован именно специалистами в конкретной области. Таким образом минимизируется вероятность ошибок при установке.

В основной части по желанию может прописываться факт проведения инструктажа с заказчиком, как эксплуатировать оборудование, о передаче инструкций относительно этого. Также в качестве рекомендательной меры могут быть оговорены конкретные сроки, в течение которых оборудование было введено в эксплуатацию и может использоваться.

Возможные ошибки

Если допущены неточности в акте установки оборудования, то допускаются их исправления. Для этого неверная информация зачеркивается одной чертой, рядом записывается верная. Здесь же должны стоять фраза «Исправленному верить» и подписи обеих заинтересованных сторон в знак согласия с внесенными коррективами.

Зачастую на предприятиях сталкиваются с ситуациями, когда приходится проводить сборку основного средства из группы комплектующих. Например, для сборки компьютера приобретаются комплектующие (монитор, системный блок, другие элементы). При этом куплены одни позиции, а учитываться будет уже другой предмет. Программа 1С позволяет выполнить подобную операцию.

Закупка комплектующих для будущей сборки в 1С

Поступление комплектующих, в дальнейшем используемых для сборки основного средства оформляется стандартно, но с выбором вида «Оборудование». Заполненный документ получит следующий внешний вид.

При этом учет комплектующих осуществляется по счету 07 «Оборудование к установке», а НДС относится к счету 19.01 «НДС по основным средствам». Настроить счета учета пользователь может посредством «Счета учета номенклатуры».

Программой будут созданы следующие проводки:

В результате проведенных действий комплектующие зачислены на склад.

Передача оборудования в монтаж

Далее идет этап непосредственной сборки. Для этого будут задействованы материалы, находящиеся на счете 07. Документарно сборка проводится документом «Передача оборудования в монтаж», находящемся в разделе «ОС и НМА». Создается новый документ следующего вида:

Объектом строительства выступает собираемый из комплектующих компьютер. В табличной части отражается перечень использованных комплектующих и их количество, а также используемый счет учета 07.

Формируемая система проводка Дебет 08.03 Кредит 07 отражает процесс передачи комплектующих для сборки основного средства.

В случае, если сборка будет осуществляться представителями сторонней организации, потребуется по счету 08.03 провести отражение соответствующей услуги. Для этого применяется документ «Поступление товаров и услуг» с заполнением вкладки «Услуги». Субконто документа будет демонстрировать сам компьютер.

Принятие к учету в 1С собранного основного средства

Основным документом для этого выступает «Принятие к учету основного средства».

Во вкладку «Внеоборотный актив» требуется внести вид операции «Объект строительства», после чего указать его самого в соответствующем поле. При правильности выполнения данных после нажатия на кнопку «Рассчитать сумму» система сама заполнит все необходимые данные.

Документ следует записать, но с проводкой необходимо подождать. Далее осуществляется переход на вкладку «Основные средства».

Здесь пока нет заполнения, и для внесения в него сведений требуется создать необходимую запись в справочнике «Основные средства».

В справочнике указывается, как номенклатура, так и группа учета ОС.

После этого необходимо вернуться в первоначально создаваемый документ к вкладке «Бухгалтерский учет».

Заполнению подлежат графы, в которых указываются счета учета и амортизации, счет, отражающий понесенные расходы при амортизации, а также срок службы оборудования, на который распространяется амортизация.

Идентичным способом проводится заполнение вкладки «Налоговый учет».

На этом процедура принятия ОС к учету завершается. После каждого закрытия месяца система будет начислять установленного размера амортизацию.

Проводка будет иметь следующий вид.

Когда основное средство принимается к учету, очень важно правильно сделать все операции правильно, при этом ситуация усложняется по разным причинам. К примеру, во время работы с основными средствами в работе специалиста по бухгалтерской работе нередко бывают случаи, когда основные средства состоят из нескольких частей, более того, их приобретают часто даже у разных поставщиков в разное время.

Следует заметить, что под основным средством в нашей стране понимается имущество, которое находится в собственности организации, используется для получения дохода, первоначальная его стоимость более 40 тысяч рублей, а срок полезного использования составляет более одного года.

Бухгалтер по основным средствам в таком случае задается вопросом наиболее правильного отражения операции по покупке комплектующих в программе 1С Бухгалтерия 3.0, а также сборки (монтажа) основного средства из них и его принятие на учет.

В организациях, предприятиях и учреждениях различных форм собственности чаще всего встречается проблема принятия на учет персонального компьютера, который был собран из отдельных комплектующих.

Подобный случай встречается в практике практически любого бухгалтера, поэтому нюансы проведения такого объекта нелишним будет знать каждому.

Чтобы принять на учет основное средство, которое состоит из комплектующих, купленных у разных продавцов, а также оплаты услуг по настройке необходимого программного обеспечения, в бухгалтерии используются следующие документы:

. «Поступление товаров и услуг», с видом операции «Оборудование» (чтобы оприходовать то оборудование, которое необходимо еще установить);
. «Передача оборудования в монтаж»;
. «Поступление товаров и услуг», операция «Покупка комиссия» (чтобы отразить услуги по установке и настройке специального лицензионного программного обеспечения);
. «Принятие к учету ОС», операция «Объекты строительства».

Покупка комплектующих, из которых будет состоять основное средство

Изначально происходит оприходование комплектующих для компьютера, как оборудования. Чтобы это сделать, нужно в программе использовать документ под названием "Поступление товаров и услуг", выбрав вид операции "Оборудование".

Так как комплектующие приобретаются с целью дальнейшего их использования для сборки основного средства, оприходовать их необходимо на счет 07 "Оборудование к установке". Последовательно заполняются карточки для комплектующих. Для создания карточки, нужно нажать кнопку "Создать", ввести все необходимые реквизиты (группа, наименование, производитель, артикул, импортер и т.д.) и подтвердить действия "Записать и закрыть".

Все купленные комплектующие нужно ввести в группу под названием "Оборудование к установке" справочника "Номенклатура". В настройках счетов учета номенклатуры счет для данной группы номенклатуры указан под номером 07 "Оборудование к установке".

После того, как в табличной части документа элемент справочника был выбран, реквизиты "Счет учета НДС" и "Счет учета" заполнятся автоматически согласно ранее заданным настройкам.

Во время проведения документа были сформированы такие бухгалтерские проводки:

Рис.2

Если мыши, клавиатуры и системные блоки приобретались у другого поставщика, это отражается в базе аналогичным документом. Приходные документы для каждого отдельного контрагента, а также набора товара вводятся в таком случае отдельно.

Как провести монтаж приобретенного оборудования

Рис.3

Такой документ может сформировать первоначальную стоимость персонального компьютера, как основного средства. Чтобы показать затраты нужно использовать счет под номером 08.03, название которого "Строительство основных средств". На данном счете бухгалтером ведется аналитический учет в разрезе строительных объектов. Как объект строительства в данном случае вводим компьютер, подлежащий сборке, это и будет объектом аналитического учета к счету номер 08.03.

Там, где находится табличная часть документа, будут добавляться комплектующие будущего компьютера, при этом не стоит забывать указывать правильное количество оборудования, необходимого для одной единицы объекта основного средства. Счет 08.03 не предполагает ведение количественного учета, поэтому ввести одним документом несколько единиц оборудования никак не получится.

После проведения документом "Передача оборудования в монтаж" формируется проводка в дебет счета 08.03, кредит счета 03.

Рис.4

Как происходит отражение расходов на монтаж (сборку) оборудования

Рис.5

После проведения данный документ сформирует необходимые проводки.

Рис.6

Из данных бухгалтерских проводок видно, что стоимость услуг по сборке компьютера также вошла в первоначальную стоимость основного средства под названием "Компьютер".

Как происходит учет смонтированного оборудования

Ведение в эксплуатацию осуществляется при помощи документа "Принятие к учету ОС". Если объект основного средства требует работ по сборке, выполняемых с учетом дополнительных затрат, то подобное действие следует также оформлять с помощью документа "Принятие к учету ОС". Для этого нажимается гиперссылка "Принятие к учету ОС", которая находится в разделе "Основные средства и НМА" ниже ссылки "Передача оборудования в монтаж"

Итак, создаем новый документ. В ячейке "Вид операции" выбираем "Объекты строительства". Правее находится ячейка с оглавлением "Событие ОС", там находим "Принятие к учету с вводом в эксплуатацию".

Рис.7

Так как была выбрана операция "Объекты строительства", то счет во вкладке "Основные средства" подставится автоматически 08.03.

Там, где необходимо ввести объект строительства, выбираем "Компьютер", а справа от него располагается кнопка "Рассчитать суммы". После нажатия на нее программа автоматически сформирует первоначальную стоимость основного средства по налоговому и бухгалтерскому учету. Эту стоимость будет списано с дебета счета номер 08.03, объектом аналитического учета является "Компьютер" (свериться можно будет с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 08.03).

Следующим этапом является создание в справочнике "Основные средства" нового основного средства с наименованием "Компьютер". С этой целью в табличной части справочника "Основные средства" нужно добавить новую строку, а в форме списка, который открылся в том же справочнике, добавляем интерактивным способом новый элемент.

В процессе ввода в справочник нового элемента сразу вводить все необходимые реквизиты совершенно не обязательно, ведь их основная масса записывается с помощью документа "Принятие к учету". На начальном этапе можно ввести только самые необходимые реквизиты, то есть те, без которых запись элемента справочника не осуществится — наименование основных средств и их группа учета.

Рис.8

В поле "Наименование" следует указать "Компьютер", а если нажать на кнопку выбора строки "Группа учета ОС", то там нужно поискать определение "Офисное оборудование". Таким образом, вкладка "Основные средства" будет заполнена только частично. То есть такие поля, как "Группа", "Изготовитель", "Заводской номер", "Номер паспорта (регистрационный)", "Дата выпуска (постройки)" остаются незаполненными.

Далее необходимо перейти на закладку "Бухгалтерский учет". В поле "Порядок учета" выбираем "Начисление амортизации", после чего станут доступными на закладке реквизиты, которые обязательно нужно заполнить, чтобы амортизация была начислена адекватно. Это и "МОЛ", и "Способ поступления", и "Счет учета", "Счет начисления износа", "Способ начисления амортизации", "Способы отражения расходов по амортизации", сколько составляет срок полезного использования основного средства в месяцах.

Рис.9

Аналогичным способом заполняется закладка "Налоговый учет", чтобы можно было по данному основному средству зачислить налоговую амортизацию.

Рис.10

После того, как все реквизиты были введены, проводим документ.

При проведении сформируются такие проводки:

Рис.11

Из данного документа можно напечатать форму ОС-1 "Акт о приеме-передаче ОС". Для этого вверху справа есть клавиша "Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1).

Рис.12

Как видим, в программе 1С Бухгалтерия отражается приобретение, монтаж, а также принятие к учету основного средства, которое состоит из нескольких комплектующих.

Рассмотренный случай по покупке в разных местах монитора, системного блока, мыши, клавиатуры, а также учет сборки и стоимости программного обеспечения, является всего лишь одним из возможных вариантов приобретения основного средства путем покупки и сборки комплектующих деталей. Нередко таким способом организация решает приобрести, например, кондиционеры, либо специализированную аппаратуру, ведь руководство, в первую очередь, заинтересовано в экономии бюджета. В обязанность же бухгалтера, в свою очередь, входит правильное оформление всех бухгалтерских операций.

Для экономии средств организации не покупают компьютеры, а собирают из комплектующих, которые приобретают по отдельности, иногда у разных поставщиков и продавцов. Унифицированного бланка для подобного акта не существует, поэтому бухгалтеры отражают это в другой документации.

Общие сведения

Вместо акта сборки компьютера фирмы используют бухгалтерскую справку для отражения сборки основного средства из комплектующих. Для экономии времени это можно сделать в программе 1С, в которой уже есть соответствующие формуляры.

Заполнение и оформление бухгалтерской справки, кодированной ОКУД 0504833, регламентирует приказ Минфина России № 52н от 30.03.2015 (ред. 17.11.2017). В справке отражаются внутренние расчеты организации, в том числе:

• прием-передача ОС, в этом случае - комплектующие для ПК;
• движение средств внутри предприятия;
• исправления в хозяйственных и финансовых операциях;
• передача электронных документов от материально-ответственного лица в бухгалтерию.

Соответственно, в бухгалтерской справке также отражаются акты, касающиеся различных операций на предприятии.

Как правильно составить акт сборки компьютера

При составлении акта сборки компьютера или бухгалтерской справки используется унифицированный образец или составленный самостоятельно. В последнем случае шаблон утверждает руководитель предприятия, и в дальнейшем используется этот формуляр.

Чтобы получить акт о сборке ПК или формуляр ОКУД 0504833, бухгалтерия проводит следующие манипуляции с материалами:

1. Прием-передача.
2. Учет.
3. Списание.

В таком порядке формируется бухгалтерская справка ОКУД 0504833. Когда справку создают самостоятельно и утверждают руководством, главным элементом формуляра являются обязательные реквизиты. Так как бухгалтерская справка ㅡ это первичная документация, в формуляре должны быть обязательные реквизиты согласно ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018):

• дата составления шаблона;
• название документа, предприятия, структурного подразделения;
• документ-основание для оформления бланка;
• место для подписи ответственного лица, в том числе главного бухгалтера.

Для фиксации списания материалов на сборку компьютера в бланк добавляют таблицу с перечнем элементов и их стоимостью. В конце или начале документации в обязательном порядке указывают названия и номера операций, указанных выше. Естественно, нужна таблица с перечнем и стоимостью каждого используемого материала, например: «мышь», «клавиатура», «системный блок» и прочее.

Бланк акта сборки компьютера

Чтобы не составлять формуляр вручную, можно скачать акт сборки компьютера в виде бухгалтерской справки, унифицированной приказом Минфина, здесь.

Скачать бланк акта сборки компьютера

Как заполнить акт сборки компьютера

По сути, бухгалтерская справка ㅡ это выписка из баланса компании. В ней отражаются приходно-расходные операции. Для случая, в котором нужно отразить сборку основного средства из комплектующих, используют таблицу, в которой прописывают каждый элемент и его стоимость. Итоговая строка ㅡ сумма собранного компьютера.

Итак, пошаговая инструкция заполнения акта сборки компьютера или бухгалтерской справки ОКУД 0504833:

1. Заполнение реквизитов. Сначала проставляется дата оформления бланка, затем название учреждения, ИНН и структурное подразделение, в котором происходит операция. Если последнего нет, то ставится прочерк.
2. Указание основания для оформления ОКУД 0504833. В роли основания выступает акт о приеме-передаче комплектующих. Здесь пишут полное название документации, номер и дату составления.
3. Заполнение табличной части. Здесь прописываются совершенные операции для получения суммы, потраченной на сборку: информация о принятии к учету собранного ПК и амортизация на инвентарный номер. В обеих частях указывают дебетовые и кредитовые операции
   с комплектующими.

После заполнения бланк подписывает руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо.

Сложение обеих операций ㅡ сумма, учтенная к сборке компьютера.
В табличной части справки, которую бухгалтер заполняет вручную, указывают наименование каждой комплектующей и выводят суммарный размер. В конце или начале документа прописывают основание ㅡ акт приема-передачи и номера документов, подтверждающих манипуляции с комплектующими.

Образец акта сборки компьютера

Чтобы правильно составить подтверждающую документацию, которая соответствует ОКУД 0504833, стоит ориентироваться на образец акта сборки компьютера. В рекомендации использован шаблон унифицированной формы бухгалтерской справки.

Скачать образец акта сборки компьютера

На что обратить внимание

Если организация работает в программе 1С, то с заполнением бланка трудностей, возможно, не будет. Но составляя свободный формат справки, бухгалтеру нужно учитывать следующие особенности:

• первичные справки бывают различного направления. Для отражения сборки основного средства из комплектующих используют расчетную;
• согласно п. 29 гл. 5 приказа Минфина России № 26н от 30.03.2001 (ред. 16.05.2016), если ПК уже не используют (сломано, продано и прочее), справку составлять не имеет смысла;
• если для некоторых полей нет информации, то в обязательном порядке ставят прочерк. Одно из правил заполнения ㅡ отсутствие опечаток и ошибок.

Бухгалтерская справка изначально создана для предприятий, которые относятся к ПФР, ФСС, государственным органам, бюджетным организациям. Но и другие организации также вправе ее использовать. Если компания относится к ИП, то предприниматель вправе составить корпоративный акт сборки компьютера и утвердить бланк. Главное - внести обязательные реквизиты, соответствующие ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 (ред. 29.07.2018).